Phần mềm quản lý công văn đi, đến theo Nghị định 30/2020
Tetra eOffice đưa mọi công văn từ khâu vào sổ, chuyển giao, theo dõi hạn xử lý, trình ký số tới lưu trữ về một hệ thống, triển khai trên máy chủ của đơn vị và cấu hình đúng thể thức văn bản của đơn vị.
Sổ ghi số chưa phải là hệ thống quản lý công văn
Bảng tính chỉ ghi nhận một công văn đã tồn tại. Phần mềm quản lý công văn xử lý toàn bộ những gì xảy ra với công văn đó.
| Chức năng | Excel | Tetra eOffice |
|---|---|---|
| Ghi sổ số, ngày công văn đi và đến | ||
| Chuyển giao văn bản tới phòng ban, chuyên viên xử lý | ||
| Theo dõi hạn xử lý và trạng thái từng văn bản | ||
| Trình ký số nhiều cấp, lưu vết người ký | ||
| Gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống | ||
| Phân quyền theo vai trò và nhật ký truy cập | ||
| Tìm lại văn bản và toàn bộ lịch sử xử lý |
Một hệ thống từ khâu tiếp nhận tới lưu trữ
Tiếp nhận và vào sổ
Văn bản đến được vào sổ, đánh số và gắn thông tin theo thể thức của đơn vị.
Phân phối và chuyển giao
Lãnh đạo cho ý kiến, văn thư chuyển tới phòng ban và chuyên viên chịu trách nhiệm.
Xử lý và theo dõi hạn
Mỗi văn bản có hạn xử lý, trạng thái và người đang giữ; quy trình thiết kế theo chuẩn BPMN.
Trình ký số
Trình ký nhiều người, nhắc ký, đặt vị trí chữ ký; ký qua VNPT SmartCA, Viettel MySign hoặc MobiFone HSM.
Phát hành và lưu trữ
Văn bản đi được phát hành, lưu trữ tập trung và tra cứu lại kèm toàn bộ lịch sử xử lý.
Đáp ứng yêu cầu riêng của khu vực công
Thể thức và ký hiệu văn bản
Văn bản trình bày theo thể thức của Nghị định 30/2020; sổ văn bản và quy tắc cấp số, ký hiệu được cấu hình theo quy chế văn thư của từng đơn vị.
Liên thông văn bản
Khi đơn vị cần gửi, nhận văn bản với Trục liên thông qua nền tảng tích hợp của bộ, tỉnh, phần đấu nối được triển khai theo chuẩn kết nối hiện hành trong phạm vi dự án.
Triển khai trên máy chủ của đơn vị
Hệ thống cài trên máy chủ của đơn vị, dữ liệu nằm trong hạ tầng do đơn vị quản lý; phần ứng dụng đáp ứng các yêu cầu về xác thực, phân quyền và nhật ký của an toàn thông tin theo cấp độ.
Chữ ký số theo yêu cầu đơn vị
Ký số công cộng qua VNPT SmartCA, Viettel MySign, MobiFone HSM có sẵn. Chứng thư chuyên dùng công vụ là hạng mục tích hợp riêng, xác định khi khảo sát.
Câu hỏi thường gặp
Dùng Excel quản lý công văn có đủ không?
Excel chỉ thay được sổ ghi số công văn đi, đến. Excel không chuyển giao văn bản cho người xử lý, không theo dõi hạn và trạng thái, không trình ký số và không gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống. Excel phù hợp với đơn vị rất nhỏ hoặc dùng tạm thời.
Tetra eOffice có chạy trên máy chủ nội bộ không?
Có. Tetra eOffice triển khai trên hạ tầng của đơn vị. Các dịch vụ AI và ký số có thể dùng phương án chạy nội bộ hoặc dịch vụ đám mây, tùy yêu cầu bảo mật.
Triển khai mất bao lâu và chi phí thế nào?
Tetra eOffice không phải phần mềm đăng ký dùng ngay. Hệ thống được tùy biến theo nghiệp vụ, thời gian triển khai thường 3–6 tháng, chi phí từ khoảng 300 triệu đồng tùy nhóm chức năng và mức độ tích hợp.
Tài liệu tham khảo trước khi chọn phần mềm
Bạn đang tìm giải pháp phù hợp?
Để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ tư vấn và demo theo đúng nhu cầu của bạn.
Đặt lịch tư vấn