Phần mềm quản lý công văn: so sánh các giải pháp phổ biến tại Việt Nam

Gõ "phần mềm quản lý công văn" lên Google, thứ hiện ra không phải trang của một hãng nào, mà là các bài "top 10 phần mềm...". Điều đó nói lên một sự thật: người đi tìm chưa muốn bị chào hàng, họ muốn một bức tranh trung thực để tự chọn. Bài này cố gắng làm đúng việc đó.

Thay vì xếp theo mức độ nổi tiếng, chúng tôi so sánh theo những tiêu chí thật sự quyết định một phần mềm quản lý công văn có dùng được lâu dài hay không, rồi điểm qua các nhóm giải pháp phổ biến ở Việt Nam và đối tượng phù hợp nhất với từng nhóm.

Bốn tiêu chí thật sự tạo khác biệt

Phần mềm nào cũng liệt kê hàng chục tính năng na ná nhau. Bốn điểm dưới đây mới là chỗ tạo ra khác biệt thật khi vận hành.

• Tuân thủ Nghị định 30/2020. Đây là quy định gốc về công tác văn thư: thể thức văn bản, sổ đăng ký, luồng xử lý, lập hồ sơ và nộp lưu. Một phần mềm công văn không bám chuẩn này thì dùng vài tháng là lệch. Nếu là cơ quan nhà nước, còn thêm yêu cầu liên thông trục văn bản quốc gia.
• Ký số đúng chuẩn Việt Nam. Văn bản điện tử chỉ có giá trị khi ký số hợp lệ. Với doanh nghiệp là chữ ký số của nhà cung cấp dịch vụ chứng thực trong nước; với cơ quan nhà nước còn là chữ ký chuyên dùng của Ban Cơ yếu Chính phủ. Khả năng tích hợp đúng loại chữ ký là điều kiện bắt buộc, không phải tùy chọn.
• Mô hình triển khai: SaaS hay on-premise. Dữ liệu nằm trên đám mây của nhà cung cấp hay trên hạ tầng của chính tổ chức là câu hỏi về chủ quyền dữ liệu. Với đơn vị thuộc diện phân loại cấp độ an toàn thông tin cao, hoặc chạy trên mạng chuyên dùng, on-premise thường là lựa chọn bắt buộc chứ không phải sở thích.
• Khả năng tùy biến quy trình. Không cơ quan nào có luồng trình ký giống hệt cơ quan khác. Phần mềm càng ép người dùng theo một quy trình cứng thì càng nhanh bị bỏ. Khả năng cấu hình luồng theo thực tế đơn vị là thứ quyết định phần mềm sống được bao lâu.

Chúng tôi có một bộ khung chấm điểm chi tiết theo các tiêu chí này, và một bài riêng về yêu cầu của Nghị định 30/2020 cho ai muốn đi sâu.

Các nhóm giải pháp phổ biến tại Việt Nam

Thị trường đông, nhưng chia theo mô hình và đối tượng thì gọn lại thành vài nhóm rõ ràng.

Nhóm nhà mạng và tập đoàn lớn

Đây là các giải pháp phủ rộng khối chính quyền và doanh nghiệp lớn, mạnh nhờ hạ tầng và mạng lưới triển khai sẵn có.

• Viettel vOffice và VNPT iOffice. Hai nền tảng của nhà mạng, được triển khai rất rộng ở khối cơ quan nhà nước từ cấp tỉnh xuống huyện, xã. Điểm mạnh là năng lực triển khai diện rộng, tích hợp trục liên thông và hạ tầng vận hành sẵn. Theo mô tả công khai từ phía nhà cung cấp, bản Viettel vOffice thường ở dạng license với bộ chức năng định sẵn, cài trên hạ tầng của khách hàng, thiên về chuẩn hóa hơn là tùy biến sâu theo từng đơn vị. Phù hợp cơ quan cần phủ nhanh theo ngành dọc.
• FPT.eOffice. Thuộc hệ sinh thái FPT, hướng tới doanh nghiệp lớn và một số cơ quan. Mạnh khi tổ chức đã dùng các sản phẩm khác của FPT.

Nhóm lâu năm về văn thư và lưu trữ

• Lạc Việt (LV-DX Collaboration). Một tên tuổi lâu năm trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ, phục vụ cả cơ quan nhà nước lẫn doanh nghiệp. Đây cũng là cái tên thường đứng đầu kết quả tìm kiếm cho cụm từ này, phần nhiều nhờ độ phủ và thâm niên.
• DocEye và một số tên khác. Ngoài các nhóm trên, DocEye cũng thường xuất hiện trong các bảng xếp hạng phần mềm quản lý văn bản cho doanh nghiệp. Thị trường còn nhiều sản phẩm ngách khác, nên một danh sách như thế này khó bao trùm hết; điều quan trọng vẫn là đối chiếu từng ứng viên với bốn tiêu chí ở trên.

Nhóm SaaS cho doanh nghiệp tư nhân

Nhóm này thiên về đám mây, giao diện hiện đại, triển khai nhanh, hợp doanh nghiệp không đặt nặng chủ quyền dữ liệu.

• MISA AMIS Văn phòng. Chạy trên đám mây, nằm trong hệ sinh thái MISA cùng kế toán và nhân sự. Hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn gọn nhẹ và liền mạch với các phần mềm MISA khác.
• Base Office. Thuộc Base.vn, nổi bật ở trải nghiệm người dùng và luồng công việc hiện đại. Được nhiều doanh nghiệp tư nhân tăng trưởng nhanh ưa dùng. Bản chất thiên dịch vụ đám mây.

Nhóm BPM và trình ký on-premise, tùy biến sâu

Nhóm này nhắm tổ chức có quy trình đặc thù và yêu cầu cao về việc dữ liệu ở đâu.

• BTECO / Signflow. Nền tảng quản trị quy trình nghiệp vụ kèm trình ký, triển khai on-premise và tùy biến sâu. Phù hợp tổ chức có luồng xử lý riêng, cần tự chủ hạ tầng. (Lưu ý phân biệt với các thương hiệu tên gần giống trong lĩnh vực giáo dục.)
• Tetra eOffice. Triển khai on-premise, tùy biến theo đúng quy trình của đơn vị, ký số qua các nhà cung cấp chứng thực trong nước như VNPT, Viettel, MobiFone, tích hợp hệ thống định danh nội bộ và lưu trữ đối tượng trên hạ tầng của tổ chức. Hướng tới đơn vị đặt nặng chủ quyền dữ liệu và khu vực công cần cấp độ an toàn thông tin cao. Nói thẳng: đây là giải pháp được xây theo yêu cầu và triển khai qua tư vấn, không phải dịch vụ đăng ký dùng ngay, thời gian giao thường trong ba đến sáu tháng. Chi tiết ở trang sản phẩm eOffice.

Tóm tắt: chọn theo nhu cầu, không theo danh tiếng

Không có phần mềm "tốt nhất" cho mọi tổ chức. Có phần mềm phù hợp nhất với tình huống của bạn.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần nhanh gọn, chấp nhận đám mây: MISA AMIS hoặc Base Office là điểm khởi đầu hợp lý.
• Cơ quan nhà nước cần phủ rộng theo ngành dọc, liên thông trục văn bản: Viettel vOffice, VNPT iOffice hoặc Lạc Việt có lợi thế triển khai diện rộng.
• Tổ chức đặt nặng chủ quyền dữ liệu, cần on-premise, tùy biến sâu, hoặc thuộc diện an toàn thông tin cấp độ cao: BTECO/Signflow và Tetra eOffice là nhóm đáng cân nhắc.

Nếu còn phân vân giữa đám mây và tự vận hành, chúng tôi có một bài phân tích riêng so sánh eOffice on-premise và SaaS theo từng khía cạnh.

Ba câu nên hỏi thẳng mọi nhà cung cấp

Trước khi ký hợp đồng, ba câu hỏi này lọc ra nhanh phần lớn khác biệt giữa các bên chào hàng.

• Dữ liệu của chúng tôi nằm ở đâu và có tự vận hành được không? Câu trả lời cho biết đó là đám mây hay on-premise thật, và tổ chức có bị phụ thuộc hạ tầng bên ngoài hay không.
• Phần mềm tích hợp những loại chữ ký số nào? Nếu là cơ quan nhà nước, hỏi thẳng về chữ ký chuyên dùng; nếu là doanh nghiệp, hỏi về các nhà cung cấp chứng thực trong nước được hỗ trợ.
• Tùy biến luồng xử lý tính phí ra sao? Nhiều hợp đồng rẻ lúc đầu nhưng mỗi lần đổi quy trình lại là một khoản phát sinh. Hỏi rõ ngay từ đầu để tránh bất ngờ về sau.

Kết

Tiêu chí quan trọng nhất khi chọn phần mềm quản lý công văn không phải là số lượng tính năng trên tờ rơi. Nó là bốn câu hỏi: có bám đúng Nghị định 30 không, ký số có đúng chuẩn Việt Nam không, dữ liệu nằm ở đâu, và có tùy biến được đúng luồng của đơn vị không. Trả lời được bốn câu đó, danh sách ứng viên sẽ tự rút ngắn rất nhanh.

Nếu tổ chức của bạn thuộc nhóm cần on-premise và tùy biến, hãy đặt lịch tư vấn hoặc demo để trao đổi cụ thể theo tình huống thực tế.