Phần mềm quản lý hồ sơ công việc: quy định và chức năng cần có

Trong một hệ thống văn phòng điện tử, phần được đầu tư nhiều nhất thường là luồng xử lý và ký số văn bản. Phần lập hồ sơ công việc, tức gom các văn bản của cùng một việc thành một hồ sơ hoàn chỉnh rồi nộp vào lưu trữ, lại hay bị để tới cuối năm mới làm, hoặc làm bằng cách tạo thư mục trên máy chủ.

Từ ngày 01/7/2025, cách làm đó khó đứng vững. Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn đặt ra thời hạn cụ thể cho hồ sơ số, yêu cầu về dữ liệu đặc tả (metadata) và một mốc hoàn thiện hệ thống vào tháng 7/2027. Bài viết này tổng hợp các quy định đang áp dụng, vòng đời của một hồ sơ công việc điện tử và những chức năng phần mềm cần có để đáp ứng.

Hồ sơ công việc là gì và ai phải lập

Hồ sơ công việc là tập văn bản, tài liệu liên quan tới một vấn đề, một sự việc hoặc một đối tượng cụ thể, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Một gói thầu, một đợt tuyển dụng, một dự thảo quy chế từ lúc khởi thảo tới khi ban hành đều là một hồ sơ.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (Điều 2). Theo khoản 3 Điều 31, mỗi cá nhân trong cơ quan phải lập hồ sơ về công việc được giao và chịu trách nhiệm về thành phần, nội dung hồ sơ, đồng thời bàn giao hồ sơ khi nghỉ hưu hoặc chuyển công tác. Nghĩa vụ lập hồ sơ vì vậy gắn với từng chuyên viên, không chỉ với bộ phận văn thư.

Luật Lưu trữ 2024 xác định tài liệu của doanh nghiệp nhà nước thuộc Phông lưu trữ Nhà nước, còn tài liệu của tổ chức kinh tế ngoài nhà nước là tài liệu lưu trữ tư (Điều 9). Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc áp dụng các quy định về lập hồ sơ và nộp lưu nói trên, nhưng có thể dùng chúng làm chuẩn thực hành, bên cạnh yêu cầu lưu trữ riêng của các luật chuyên ngành như kế toán và thuế.

Khung pháp lý đang áp dụng

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Chương IV quy định danh mục hồ sơ (Điều 28), lập hồ sơ (Điều 29), nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan (Điều 30) và trách nhiệm của từng cấp (Điều 31). Phụ lục VI quy định chức năng của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Tính tới tháng 9/2026 chưa có văn bản thay thế nghị định này.
• Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. Hiệu lực từ 01/7/2025, thay Luật Lưu trữ 2011. Quy định thời hạn lưu trữ (Điều 15), thời hạn nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành (Điều 17), tài liệu lưu trữ số và giá trị pháp lý của bản số hóa (Điều 33, 34).
• Nghị định 113/2025/NĐ-CP. Hướng dẫn Luật Lưu trữ, hiệu lực từ 21/7/2025, thay Nghị định 01/2013. Quy định Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số, Kho lưu trữ số và lộ trình hoàn thiện.
• Thông tư 05/2025/TT-BNV. Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số, hiệu lực từ 01/7/2025. Quy định cấu trúc dữ liệu đặc tả của phông, hồ sơ, tài liệu và thời hạn nộp hồ sơ số; bãi bỏ Thông tư 02/2019/TT-BNV.
• Thông tư 10/2022/TT-BNV. Thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến, vẫn đang được các cơ quan viện dẫn. Riêng tài liệu thuộc lĩnh vực nội vụ áp dụng Thông tư 08/2025/TT-BNV; nhiều bộ, ngành đã ban hành thông tư thời hạn lưu trữ riêng cho lĩnh vực của mình.
• Nghị định 31/2026/NĐ-CP. Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, hiệu lực từ 08/3/2026, mức phạt tối đa 30 triệu đồng với cá nhân và 60 triệu đồng với tổ chức.

Một lưu ý về căn cứ: Thông tư 01/2019/TT-BNV về chức năng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đã bị bãi bỏ từ ngày 15/6/2020. Nhiều tài liệu giới thiệu phần mềm vẫn trích thông tư này; căn cứ đúng hiện nay là Phụ lục VI Nghị định 30/2020.

Vòng đời của một hồ sơ công việc điện tử

Lập danh mục hồ sơ. Đầu năm, người đứng đầu cơ quan phê duyệt và ban hành danh mục hồ sơ, liệt kê các hồ sơ dự kiến lập trong năm cùng người lập và thời hạn bảo quản (Điều 28 Nghị định 30).

Mở hồ sơ, thu thập văn bản, kết thúc hồ sơ. Khi bắt đầu một việc, chuyên viên mở hồ sơ theo danh mục, đưa vào đó các văn bản phát sinh trong quá trình xử lý, và kết thúc hồ sơ khi công việc hoàn thành. Với hồ sơ điện tử, việc cập nhật thông tin còn thiếu và biên mục được thực hiện bằng chức năng của hệ thống (Điều 29).

Nộp vào lưu trữ. Luật Lưu trữ 2024 cho phép nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tối đa 01 năm tính từ năm kết thúc công việc. Riêng hồ sơ, tài liệu số, Thông tư 05/2025 yêu cầu nộp trong 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc (Điều 19). Nếu người lập còn cần dùng hồ sơ, hồ sơ vẫn phải được nộp, sau đó người lập được cấp quyền sử dụng thường xuyên trong 360 ngày. Thời hạn 60 ngày ngắn hơn nhiều so với thói quen dồn việc nộp lưu vào cuối năm.

Lưu trữ theo thời hạn. Hồ sơ được lưu vĩnh viễn hoặc có thời hạn; loại có thời hạn tối thiểu 02 năm, tối đa 70 năm, tính từ năm kết thúc công việc. Thời hạn của cả hồ sơ lấy theo văn bản có thời hạn dài nhất trong hồ sơ (Điều 15 Luật Lưu trữ 2024). Ví dụ theo Thông tư 10/2022: sổ đăng ký văn bản đi được lưu vĩnh viễn, sổ đăng ký văn bản đến lưu 20 năm.

Chức năng phần mềm cần có

Phụ lục VI Nghị định 30/2020 là danh sách chuẩn để đối chiếu. Dưới đây là các nhóm chức năng chính liên quan tới hồ sơ.

• Danh mục và mã hồ sơ. Tạo danh mục hồ sơ theo năm, cấp mã hồ sơ, gắn người lập và thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ.
• Liên kết văn bản vào hồ sơ. Đưa văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ vào hồ sơ kèm dữ liệu đặc tả; một văn bản có thể thuộc nhiều hồ sơ.
• Nhắc hạn nộp lưu. Báo trước 30 ngày khi hồ sơ đến hạn nộp; với hồ sơ số, hệ thống nên được cấu hình theo mốc 60 ngày của Thông tư 05/2025.
• Nộp lưu và bảo đảm toàn vẹn. Nộp hồ sơ vào lưu trữ ngay trên hệ thống; sau khi nộp, hồ sơ không bị thay đổi; lưu theo thời hạn bảo quản, có sao lưu và phục hồi.
• Xác thực. Ký số và kiểm tra chữ ký số trên văn bản trong hồ sơ.
• Phân quyền và nhật ký. Phân quyền truy cập tới từng hồ sơ, lưu lịch sử truy cập; khi văn bản bị thu hồi thì đóng băng hoặc hủy theo quy định.
• Kết xuất. Xuất hồ sơ ra định dạng PDF và XML, với dữ liệu đặc tả theo cấu trúc của Thông tư 05/2025, để chuyển sang hệ thống lưu trữ mà không phải nhập lại.

Chức năng lập hồ sơ gắn chặt với phần quản lý văn bản. Các nhóm chức năng còn lại của một phần mềm quản lý văn bản được trình bày trong bài Phần mềm quản lý văn bản: chức năng cần có và cách chọn.

Ba loại hệ thống dễ nhầm lẫn

Các văn bản pháp luật dùng ba tên gọi gần nhau cho ba loại hệ thống khác nhau.

• Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo Nghị định 30/2020: phần mềm văn phòng nơi văn bản được xử lý và hồ sơ công việc được lập.
• Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số theo Nghị định 113/2025 và Thông tư 05/2025: hệ thống tiếp nhận và quản lý hồ sơ sau khi đã nộp vào lưu trữ.
• Kho lưu trữ số theo Luật Lưu trữ 2024: hạ tầng lưu giữ tài liệu lưu trữ số lâu dài.

Nghị định 113/2025 (Điều 43) yêu cầu cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước xây dựng hoặc nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số trong 24 tháng kể từ ngày 21/7/2025, tức khoảng tháng 7/2027. Mốc này áp dụng cho loại hệ thống thứ hai. Tuy vậy, phần mềm văn phòng vẫn chịu ảnh hưởng trực tiếp: hồ sơ lập trên đó phải xuất được đúng cấu trúc dữ liệu để hệ thống lưu trữ số tiếp nhận.

Số hóa hồ sơ giấy

Phần lớn cơ quan còn một khối lượng lớn hồ sơ giấy từ những năm trước. Theo Điều 34 Luật Lưu trữ 2024, bản số hóa có giá trị pháp lý như tài liệu được số hóa khi nội dung toàn vẹn, truy cập được, có dấu hiệu nhận biết đã được số hóa và được chủ thể có thẩm quyền xác thực. Điều này có nghĩa là số hóa không dừng ở việc quét ảnh: quy trình phải có bước xác thực và lưu kèm dữ liệu đặc tả. Cách số hóa khối lượng lớn mà không đưa dữ liệu ra ngoài được trình bày trong bài số hóa giấy tờ cũ bằng AI on-premise.

Những sai sót thường gặp

• Dùng thư mục thay cho hồ sơ. Thư mục trên máy chủ không có mã hồ sơ, thời hạn bảo quản hay trạng thái đã nộp lưu, nên không đáp ứng được yêu cầu của Phụ lục VI.
• Không ban hành danh mục hồ sơ. Thiếu danh mục thì không có căn cứ để biết việc nào phải lập hồ sơ và ai chịu trách nhiệm.
• Dồn việc nộp lưu vào cuối năm. Với hồ sơ số, thời hạn là 60 ngày kể từ khi kết thúc công việc.
• Dữ liệu đặc tả không đầy đủ. Hồ sơ thiếu các trường theo Thông tư 05/2025 sẽ phải bổ sung thủ công khi chuyển sang hệ thống lưu trữ số.
• Hệ thống xây theo chuẩn cũ. Các hệ thống thiết kế theo Thông tư 02/2019/TT-BNV cần được rà soát lại theo cấu trúc dữ liệu của Thông tư 05/2025.

Kết

Hồ sơ công việc là điểm cuối của mọi luồng văn bản, và là nơi kiểm chứng một hệ thống văn phòng điện tử có thực sự thay được giấy hay không. Với các mốc 60 ngày cho hồ sơ số và tháng 7/2027 cho hệ thống lưu trữ số, việc đưa chức năng lập hồ sơ vào kế hoạch ngay từ đầu sẽ ít tốn kém hơn nhiều so với bổ sung sau khi hệ thống đã vận hành.

Tetra eOffice có sẵn sổ đăng ký văn bản, chính sách thời hạn lưu trữ với cơ chế tự động chuyển lưu trữ khi đến hạn, phân quyền theo độ mật và ký số trong quy trình. Danh mục hồ sơ, quy trình nộp lưu và cấu trúc dữ liệu kết xuất được thiết kế theo quy định áp dụng cho từng tổ chức trong quá trình triển khai. Nếu đơn vị của anh chị đang rà soát hệ thống theo Luật Lưu trữ 2024, hãy đặt lịch tư vấn để đối chiếu cụ thể.

Bài viết tổng hợp quy định tính tới tháng 9/2026 và không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.