Ký số văn bản điện tử trong văn phòng số: quy trình và giá trị pháp lý theo Nghị định 23/2025

Một quyết định đã được lãnh đạo phê duyệt trên hệ thống, nhưng vẫn phải in ra để đóng dấu và ký tay, rồi scan lại để lưu. Nhiều cơ quan vẫn quen vòng lặp đó. Câu hỏi thường gặp nhất khi bàn về ký số văn bản điện tử cũng rất thẳng: bỏ được bản giấy không, và bỏ rồi thì văn bản còn giá trị pháp lý không?

Câu trả lời ngắn: bỏ được, với hai điều kiện. Văn bản phải được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức — đủ cả hai thì có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Và hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật để lưu bản gốc điện tử thay cho bản giấy. Thiếu điều kiện thứ hai, cơ quan vẫn phải in ra lưu.

Khung pháp lý sau ngày 10/4/2025

Ngày 10/4/2025, Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy chính thức có hiệu lực. Nghị định ban hành ngày 21/02/2025, bãi bỏ Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Nghị định 48/2024/NĐ-CP. Quy chế nội bộ hay hồ sơ thầu còn viện dẫn hai văn bản cũ đều cần rà lại.

Cần phân biệt ngay ba lớp quy định, vì nhầm lớp là nhầm cả cách làm.

• Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15. Khoản 1 Điều 22 chia chữ ký điện tử theo phạm vi thành ba loại: chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ. Khoản 2 Điều 23 xác định chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.
• Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Chi tiết về chứng thư, dịch vụ tin cậy và điều kiện kỹ thuật. Điều 1 nêu rõ nghị định không điều chỉnh chữ ký số chuyên dùng công vụ — loại này theo Nghị định 68/2024/NĐ-CP, do Ban Cơ yếu Chính phủ quản lý.
• Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đây mới là văn bản nói cụ thể ai ký cái gì, ký ở vị trí nào, trình tự phát hành và lưu trữ ra sao. Phần lớn vướng mắc thực tế nằm ở đây.

Nghị định 23/2025 còn đặt yêu cầu chức năng bắt buộc với phần mềm ký số kèm thời hạn nâng cấp; phần kỹ thuật đó đã có bài riêng về yêu cầu đối với phần mềm ký số theo Điều 17. Bài này tập trung vào nghiệp vụ.

Hai chữ ký trên một văn bản, không phải một

Đây là điểm bị bỏ sót nhiều nhất khi lần đầu chuyển sang ký số trên văn bản hành chính.

Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP liệt kê thể thức văn bản hành chính với hai thành phần tách biệt: chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Trên giấy đó là chữ ký tay của thủ trưởng và con dấu đỏ. Trên bản điện tử đó là hai chữ ký số khác nhau, của hai chủ thể khác nhau.

Điều 5 nói thẳng: văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức thì có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Thiếu chữ ký của cơ quan, văn bản chưa hoàn chỉnh về thể thức, dù lãnh đạo đã ký.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức chính là con dấu điện tử. Nó gắn với chứng thư cấp cho pháp nhân, không phải cho cá nhân, và nằm trên một thiết bị lưu khóa bí mật riêng. Điều 32 giao thiết bị này cho Văn thư cơ quan quản lý tại trụ sở, và chỉ được ký số của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Thứ tự là bắt buộc: lãnh đạo ký trước, văn thư ký sau. Hệ thống nào cho phép đóng dấu điện tử trước là đang làm sai quy trình văn thư, bất kể chữ ký hợp lệ về mặt mật mã.

Vị trí và hình ảnh chữ ký số cũng không tùy ý; khoản 7 Điều 13 dẫn chiếu Phụ lục I. Chi tiết nhỏ này hay bị bỏ qua khi tự tích hợp thư viện ký số, và là lý do nhiều văn bản ký số trông không giống văn bản chuẩn.

Quy trình ký số văn bản trong cơ quan

Điều 14 quy định trình tự quản lý văn bản đi gồm năm bước: cấp số và thời gian ban hành, đăng ký, ký số của cơ quan, phát hành và theo dõi chuyển phát, lưu văn bản đi. Đặt cạnh khâu soạn thảo và duyệt ở Chương II, luồng đầy đủ trong hệ thống văn phòng điện tử như sau.

• Soạn thảo. Người chủ trì đưa bản thảo và tài liệu kèm theo vào hệ thống. Ý kiến sửa chữa ghi ngay trên hệ thống thay vì trên bản in.
• Duyệt và kiểm tra. Người có thẩm quyền ký duyệt bản thảo. Song song, người được giao kiểm tra thể thức chịu trách nhiệm riêng về hình thức. Hai trách nhiệm tách nhau, nên luồng phê duyệt cũng nên tách hai bước.
• Ký số của người có thẩm quyền. Bước này tạo bản gốc: theo Điều 3, bản gốc là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức, được người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử.
• Cấp số và đăng ký. Với văn bản điện tử, việc cấp số và ghi thời gian ban hành thực hiện bằng chức năng của hệ thống. Số và ký hiệu duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy với văn bản điện tử — hai kho số riêng là lỗi thiết kế thường gặp.
• Ký số của cơ quan, tổ chức. Văn thư thực hiện, thay cho thao tác đóng dấu.
• Phát hành và lưu. Phát hành trong ngày được ký, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; văn bản khẩn gửi ngay. Bản gốc điện tử lưu trên hệ thống của cơ quan ban hành.

Trình ký điện tử nhiều cấp và thẩm quyền

Ký số nhiều cấp không phải chuyện kỹ thuật, mà là ánh xạ đúng thẩm quyền ký ban hành vào phần mềm. Điều 13 mô tả các tình huống quy chế cơ quan nào cũng gặp: người đứng đầu ký; cấp phó ký thay theo lĩnh vực được phân công; ký thay mặt tập thể lãnh đạo; ký thừa ủy quyền trong trường hợp đặc biệt, bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung, không được ủy quyền lại; ký thừa lệnh theo quy chế làm việc. Mấy điểm nên chốt từ đầu khi thiết kế luồng.

• Ai được ký loại văn bản nào. Ma trận thẩm quyền phải nằm trong cấu hình hệ thống, không nằm trong trí nhớ của văn thư. Ký sai thẩm quyền vẫn tạo ra chữ ký hợp lệ về mật mã nhưng sai về pháp lý.
• Ủy quyền có thời hạn. Cấu hình ủy quyền phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và phạm vi loại văn bản, tự hết hiệu lực chứ không chờ ai nhớ ra để tắt.
• Ghi nhận đủ vết. Mỗi bước duyệt, mỗi lần ký, mỗi lần trả lại đều cần nhật ký kèm thời điểm, chủ thể, kết quả. Đây là thứ duy nhất trả lời được "ai đã đồng ý cái này" sau hai năm.
• Không mượn thiết bị để ký thay. Đưa thiết bị lưu khóa bí mật cho người khác dùng là xóa sạch giá trị của chữ ký số. Với chữ ký của cơ quan, việc bàn giao phải được phép bằng văn bản và lập biên bản.

Văn bản đến đã ký số thì xử lý thế nào

Chiều nhận thường được đầu tư ít hơn chiều gửi, dù rủi ro nằm nhiều ở đây. Khoản 2 Điều 21 quy định với văn bản điện tử đến, Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và tính toàn vẹn trước khi tiếp nhận trên hệ thống. Không đạt, hoặc gửi sai nơi nhận, thì trả lại cho nơi gửi ngay trên hệ thống; nhận được rồi thì thông báo cho nơi gửi trong ngày.

Kiểm tra ở đây không chỉ là "văn bản có chữ ký số hay không". Theo Điều 3 Nghị định 23/2025, chứng thư có hiệu lực là chứng thư chưa hết hạn, không bị tạm dừng và không bị thu hồi. Ba trạng thái, không phải một. Hệ thống chỉ so ngày hết hạn sẽ chấp nhận cả văn bản ký bằng chứng thư đã bị thu hồi.

Nếu cần xác thực thời điểm ký, phải dùng dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy được cấp phép cấp. Điều 32 Nghị định 23/2025 đặt trách nhiệm lên người nhận nếu chấp nhận dấu thời gian không đủ điều kiện, hoặc đã biết chứng thư liên quan bị thu hồi, tạm dừng, hết hạn mà vẫn chấp nhận. Danh sách tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy và trạng thái chứng thư được công bố trên trang thông tin của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia.

Lưu trữ văn bản đã ký số và kiểm tra lại sau nhiều năm

Đây là phần quyết định việc cơ quan có thật sự bỏ được bản giấy hay không.

Điều 19 phân hai trường hợp. Cơ quan có hệ thống đáp ứng Phụ lục VI Nghị định 30/2020 thì lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy. Hệ thống chưa đáp ứng thì Văn thư vẫn phải tạo bản chính văn bản giấy để lưu. Khả năng bỏ giấy vì thế phụ thuộc trực tiếp vào chuẩn của hệ thống — câu hỏi nên đặt ngay từ lúc chọn phần mềm.

Hồ sơ kết thúc thì nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan ngay trên hệ thống, biên mục bằng chức năng của hệ thống, trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc (hồ sơ xây dựng cơ bản là 03 tháng kể từ ngày quyết toán). Luật Lưu trữ 33/2024/QH15 ban hành ngày 21/6/2024 sẽ có hiệu lực từ 01/7/2025, nên quy chế lưu trữ nội bộ cũng nên rà soát trong năm nay.

Vấn đề khó nhất của lưu trữ điện tử là thời gian. Theo Điều 7 Nghị định 23/2025, chứng thư chữ ký số công cộng có hiệu lực tối đa 03 năm; chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng, khi được bảo đảm bởi chứng thư chuyên dùng, là 10 năm. Trong khi nhiều hồ sơ bảo quản vĩnh viễn. Chứng thư hết hạn không làm chữ ký đã ký mất hiệu lực, nhưng chứng minh chữ ký hợp lệ tại thời điểm ký sẽ khó dần.

Vì vậy ngay lúc phát hành nên lưu kèm văn bản: chuỗi chứng thư đầy đủ, bằng chứng về trạng thái chứng thư lúc ký, và dấu thời gian. Bổ sung sau vài năm gần như không làm được. Kho lưu trữ cũng nên nằm trong nước và dưới quyền kiểm soát của tổ chức, vì đây là dữ liệu giữ rất lâu — chủ đề đã bàn trong bài lưu trữ dữ liệu trong nước.

Chuyển đổi giữa bản giấy và bản điện tử

Hai chiều chuyển đổi đều có quy định riêng, và đều dùng tới chữ ký số của cơ quan.

• Từ điện tử sang giấy. Khoản 5 Điều 18 cho phép Văn thư in văn bản đã ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành — cách phục vụ đơn vị chưa nhận được văn bản điện tử.
• Từ giấy sang điện tử. Điểm c khoản 1 Điều 25 quy định sao y từ giấy sang điện tử thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức. Bản sao y đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính theo Điều 26. Bản scan không ký số chỉ là ảnh chụp.
• Thu hồi văn bản. Với văn bản điện tử, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên hệ thống và thông báo lại qua hệ thống. Chức năng này cần có sẵn, đừng xử lý bằng email.

Cùng logic đó đang lan sang chứng từ tài chính, gần nhất là Nghị định 70/2025 về hóa đơn điện tử.

Checklist rà soát cho cơ quan, tổ chức

Không tốn ngân sách, làm được ngay:

• Đối chiếu thể thức văn bản điện tử đang phát hành với Điều 8: đủ chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan chưa, vị trí có theo Phụ lục I không.
• Kiểm tra thứ tự ký: hệ thống có chặn được việc ký số của cơ quan trước khi có chữ ký lãnh đạo không.
• Rà ma trận thẩm quyền ký và các ủy quyền đang hiệu lực, đối chiếu với cấu hình thật trong phần mềm.
• Thử chiều nhận: đưa vào hệ thống một văn bản ký bằng chứng thư đã thu hồi, xem có bị phát hiện không.
• Xác định hệ thống có đáp ứng Phụ lục VI Nghị định 30/2020 hay không; nếu chưa, liệt kê phần thiếu và ước lượng chi phí.
• Mở lại một văn bản ký cách đây một năm: có xác minh được không, có lưu kèm chuỗi chứng thư và dấu thời gian không.
• Rà lịch hết hạn của toàn bộ chứng thư đang dùng, đặt nhắc gia hạn trước ít nhất một tháng.

Nghị định 30/2020 áp dụng cho cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Doanh nghiệp ngoài khu vực này không bắt buộc theo, nhưng nên dùng làm chuẩn tham chiếu cho quy chế văn thư nội bộ, vì khi giao dịch với cơ quan nhà nước vẫn phải khớp luồng.

Tetra eOffice được xây theo đúng luồng đó: ma trận thẩm quyền ký, ký số của người có thẩm quyền tách khỏi ký số của cơ quan, kiểm tra chữ ký ở chiều văn bản đến, nhật ký đầy đủ, lưu bản gốc điện tử trên hạ tầng của đơn vị.

Kết

Nghị định 23/2025 chuẩn hóa phần chữ ký và dịch vụ tin cậy, nhưng phần quyết định việc bỏ được bản giấy hay không vẫn nằm ở Nghị định 30/2020: đủ hai chữ ký, đúng thứ tự, đúng thẩm quyền, và hệ thống đủ chuẩn để lưu bản gốc điện tử.

Việc nên làm trước tiên là đối chiếu một văn bản vừa phát hành với thể thức quy định, rồi thử xác minh lại một văn bản đã ký từ năm ngoái. Hai phép thử đó cho biết khá chính xác tổ chức đang đứng ở đâu.

Nếu cần rà soát quy trình trình ký hiện tại hoặc bàn phương án triển khai trên hạ tầng của đơn vị, hãy đặt lịch tư vấn với đội ngũ Tetra.

Lưu ý: bài viết mang tính tham khảo. Khi triển khai, cần đối chiếu trực tiếp với văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và hướng dẫn của cơ quan quản lý.