Chi phí eOffice: báo giá triển khai gồm những gì và cách tính TCO

Câu hỏi đầu tiên hầu như ai cũng hỏi là phần mềm eOffice giá bao nhiêu. Trả lời thẳng: một dự án eOffice tùy biến cho tổ chức Việt Nam thường khởi điểm từ 300 triệu đồng và giao trong 3–6 tháng, tùy phạm vi nghiệp vụ và mức độ sẵn sàng của tổ chức. Không có bảng giá theo đầu người, vì phần lớn chi phí eOffice nằm ở công tùy biến và tích hợp chứ không nằm ở số tài khoản.

Bài này không so sánh mô hình triển khai và không bàn tiêu chí kỹ thuật. Bài này chỉ nói về tiền: một báo giá eOffice gồm những khoản nào, khoản nào đẩy con số lên hay xuống, tính tổng chi phí sở hữu 3–5 năm ra sao, và bạn cần chuẩn bị gì để nhận được con số sát thực tế thay vì một khoảng ước lượng rộng vô nghĩa.

Vì sao giá phần mềm văn phòng điện tử không niêm yết được

Một phần mềm bán theo gói cứng thì niêm yết được, vì mọi khách dùng chung một bộ chức năng. eOffice thì ngược lại. Hai tổ chức cùng quy mô, cùng ngành, vẫn có quy trình trình ký khác nhau, bộ biểu mẫu khác nhau, cách đánh số văn bản khác nhau, hệ thống nhân sự và kế toán khác nhau. Chi phí nằm ở chỗ khớp phần mềm vào những khác biệt đó.

Đây không phải cách làm riêng của thị trường tư nhân. Khung dự toán của Nhà nước cho các dự án ứng dụng công nghệ thông tin cũng đi theo logic này. Nghị định 73/2019/NĐ-CP ngày 05/9/2019 quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, sau đó được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 82/2024/NĐ-CP. Thông tư 04/2020/TT-BTTTT ngày 24/02/2020, có hiệu lực từ ngày 09/4/2020, hướng dẫn lập và quản lý chi phí cho các dự án đó. Trong Thông tư này, chi phí phần mềm nội bộ không có đơn giá cố định: nó được xác định bằng cách tính theo định mức, hoặc lấy báo giá của ít nhất ba đơn vị cung cấp khác nhau, hoặc theo ý kiến tổ chuyên gia, hoặc so sánh với phần mềm tương tự đã triển khai. Bốn cách, không cách nào là bảng giá.

Nếu tổ chức của bạn dùng ngân sách nhà nước, điều này còn có nghĩa thực tế hơn: bạn sẽ cần từ ba báo giá trở lên để lập dự toán. Nên đọc kỹ phần dưới, vì ba báo giá chỉ so sánh được với nhau khi cả ba cùng mô tả một phạm vi.

Bảy cấu phần trong một báo giá eOffice on-premise

Một báo giá đầy đủ nên tách bạch các khoản sau. Nếu nhà cung cấp gộp tất cả vào một dòng, hãy yêu cầu bóc tách trước khi so sánh.

• Khảo sát và tư vấn nghiệp vụ. Ngồi với từng phòng ban, dựng lại luồng văn bản và luồng phê duyệt thật, chốt danh mục biểu mẫu. Đây là khoản hay bị cắt nhất và cũng là khoản mà việc cắt gây thiệt hại nhất, vì mọi sai lệch ở bước này sẽ thành yêu cầu phát sinh ở tháng thứ tư.
• License hoặc bản quyền nền tảng. Phần lõi sản phẩm. Với mô hình on-premise, đây thường là khoản trả một lần cho một phiên bản, gắn với quyền cài đặt trên hạ tầng của tổ chức, chứ không phải phí thuê theo tháng.
• Tùy biến theo nghiệp vụ. Quy trình phê duyệt đặc thù, biểu mẫu riêng, quy tắc đánh số, phân quyền theo cơ cấu tổ chức, báo cáo theo mẫu nội bộ. Đây thường là cấu phần lớn nhất và cũng là cấu phần co giãn nhiều nhất.
• Tích hợp hệ thống sẵn có. Định danh tập trung, thư điện tử, nhân sự, kế toán, hệ thống ký số, trục liên thông văn bản. Mỗi điểm tích hợp là một hạng mục riêng, và giá phụ thuộc gần như hoàn toàn vào việc hệ thống bên kia có API tử tế hay không.
• Hạ tầng máy chủ. Máy chủ ứng dụng, máy chủ cơ sở dữ liệu, dung lượng lưu trữ tài liệu, sao lưu, và môi trường thử nghiệm tách riêng với môi trường chạy thật. Có thể là thiết bị mua mới, có thể là tài nguyên trên hạ tầng ảo hóa sẵn có.
• Đào tạo và chuyển giao. Đào tạo người dùng cuối theo vai trò, đào tạo quản trị viên, tài liệu hướng dẫn, và giai đoạn hỗ trợ tại chỗ những tuần đầu sau khi chạy thật.
• Bảo trì và hỗ trợ hàng năm. Vá lỗi, cập nhật phiên bản, hỗ trợ kỹ thuật theo cam kết thời gian phản hồi. Đây là chi phí vận hành lặp lại hàng năm và là khoản quyết định phần lớn tổng chi phí sở hữu về sau.

Thông tư 04/2020/TT-BTTTT còn nhắc một khoản mà báo giá thương mại hay bỏ qua: chi phí dự phòng, gồm dự phòng cho khối lượng phát sinh và dự phòng trượt giá. Trong Thông tư, hệ số dự phòng cho khối lượng phát sinh tối đa là 10%. Dù bạn không dùng ngân sách nhà nước, con số đó vẫn là tham chiếu hợp lý khi lập dự toán ngân sách dự án phần mềm nội bộ.

Yếu tố nào đẩy chi phí triển khai eOffice cho doanh nghiệp lên hay xuống

• Số luồng nghiệp vụ. Chỉ quản lý công văn đến và đi thì phạm vi gọn. Thêm trình ký, đề xuất mua sắm, nghỉ phép, công tác phí, giao việc thì mỗi luồng là một khối công việc: phân tích, dựng quy trình, phân quyền, kiểm thử. Đây là biến số ảnh hưởng mạnh nhất tới con số cuối cùng.
• Mức độ tích hợp. Hệ thống cũ có API là một mức giá. Hệ thống cũ chỉ cho truy cập thẳng vào cơ sở dữ liệu là mức khác. Hệ thống cũ không có gì cả, phải trao đổi qua tệp, là mức cao nhất và cũng rủi ro nhất về bảo trì.
• Yêu cầu bảo mật. Nhật ký truy vết đầy đủ, mã hóa lưu trữ, xác thực nhiều yếu tố, phân tách môi trường, hồ sơ đáp ứng cấp độ an toàn hệ thống thông tin. Mỗi yêu cầu đều có công thực hiện và công lập hồ sơ đi kèm.
• Di trú dữ liệu cũ. Nếu tài liệu tồn đang nằm trên một phần mềm khác có cấu trúc rõ ràng thì đây là việc làm được. Nếu đang nằm rải rác trong thư mục chia sẻ và tệp bảng tính, chi phí chuẩn hóa và nhập liệu có thể lớn hơn chi phí phần mềm. Nhiều tổ chức chọn cách chỉ chuyển dữ liệu vài năm gần nhất và giữ phần còn lại ở dạng tra cứu.
• Số người dùng. Ảnh hưởng ít hơn bạn nghĩ với mô hình on-premise. Nó tác động chủ yếu vào cấu hình máy chủ và khối lượng đào tạo, chứ không nhân tuyến tính vào giá phần mềm như mô hình thuê bao.
• Mức độ sẵn sàng của tổ chức. Yếu tố kéo giá xuống mạnh nhất, và là yếu tố duy nhất hoàn toàn nằm trong tay bạn. Một tổ chức đã có sơ đồ tổ chức chuẩn, đã chốt được ai duyệt cái gì, đã cử một người chủ dự án có thẩm quyền quyết định, sẽ triển khai nhanh hơn và rẻ hơn rõ rệt so với một tổ chức vừa làm vừa tranh luận về quy trình.

Chi phí license và chi phí vận hành: on-premise so với thuê bao

Hai mô hình có hình dạng dòng tiền khác nhau, và cả hai đều có mặt thiệt. Nói cho công bằng cả hai chiều.

Mô hình thuê bao trả đều, không cần vốn đầu tư ban đầu, không cần đội vận hành hạ tầng, và nhà cung cấp lo nâng cấp. Đổi lại, khoản trả tăng theo số người dùng và không bao giờ dừng. Sau bảy năm bạn vẫn trả đúng như năm đầu, thường là nhiều hơn, và bạn không sở hữu gì cả.

Mô hình on-premise cần một khoản đầu tư trước, cần người vận hành, và cần bạn tự chịu trách nhiệm sao lưu. Đổi lại, sau năm đầu chi phí phẳng hơn, không tăng theo đầu người, và tài sản nằm trong tay bạn. Chi tiết về đánh đổi kỹ thuật giữa hai hướng có ở bài so sánh eOffice on-premise và SaaS, còn ở đây chỉ bàn phần số học.

Cách tính tổng chi phí sở hữu cho n năm, viết ra thành công thức để bạn thay số của chính mình vào:

• TCO on-premise. Chi phí triển khai một lần, cộng chi phí hạ tầng phân bổ cho n năm, cộng phí bảo trì hàng năm nhân n, cộng chi phí nhân sự vận hành nội bộ nhân n, cộng chi phí nâng cấp dự kiến trong kỳ.
• TCO thuê bao. Đơn giá mỗi người mỗi tháng nhân số người nhân 12 nhân n, cộng phí triển khai và cấu hình ban đầu, cộng phí tích hợp hoặc phí gọi API nếu tính riêng, cộng phí lưu trữ vượt hạn mức, cộng chi phí xuất dữ liệu khi rời đi.
• Điểm hòa vốn. Lấy chênh lệch đầu tư ban đầu giữa hai phương án chia cho chênh lệch chi phí hàng năm. Kết quả là số năm để phương án đầu tư một lần rẻ hơn. Nếu số đó lớn hơn vòng đời bạn dự kiến dùng hệ thống, thuê bao là lựa chọn đúng về tài chính.

Ba lưu ý khi thay số. Thứ nhất, nhớ đưa cả chi phí nhân sự nội bộ vào vế on-premise, nếu không phép so sánh sẽ thiên vị. Thứ hai, số người dùng ở vế thuê bao nên tính theo dự báo ba năm chứ không phải con số hôm nay, vì tổ chức thường phình ra. Thứ ba, với dự án dùng ngân sách nhà nước, phương pháp xác định chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin có hướng dẫn riêng tại Thông tư 12/2020/TT-BTTTT, tách khỏi khung dự toán đầu tư của Thông tư 04/2020/TT-BTTTT.

Những chi phí ẩn tổ chức hay quên

• Thời gian của người trong tổ chức. Khảo sát, nghiệm thu, kiểm thử, đào tạo đều ăn vào giờ làm của những người bận nhất. Khoản này không nằm trong báo giá nào nhưng luôn là chi phí thật.
• Chứng thư số và thiết bị ký. Nếu quy trình có ký số thì chứng thư, thiết bị lưu khóa và phí duy trì hàng năm là một dòng riêng, không nằm trong giá phần mềm.
• Số hóa tài liệu tồn. Quét, đặt tên, gắn siêu dữ liệu cho hồ sơ giấy. Khối lượng thường bị ước lượng thấp hơn thực tế vài lần.
• Môi trường thử nghiệm. Một bản cài riêng để thử cấu hình mới trước khi áp lên hệ thống chạy thật. Bỏ khoản này thì tiết kiệm được một ít hạ tầng và trả giá bằng sự cố.
• Sao lưu và phương án dự phòng thảm họa. Sao lưu tại chỗ là mức tối thiểu. Bản sao ở địa điểm thứ hai là một khoản riêng, cần quyết định từ đầu chứ không phải sau sự cố đầu tiên.
• Thay đổi sau khi chạy thật. Quy trình vẽ trên giấy và quy trình chạy thật luôn lệch nhau. Nên dành sẵn ngân sách cho vòng hiệu chỉnh trong sáu tháng đầu.
• Đào tạo lặp lại. Nhân sự mới vào, nhân sự luân chuyển. Đào tạo là việc hàng năm, không phải sự kiện một lần.
• Chi phí rời đi. Nếu sau này đổi nhà cung cấp, bạn lấy dữ liệu ra bằng cách nào và mất bao nhiêu. Hỏi câu này lúc ký hợp đồng, không phải lúc muốn đi.

Chuẩn bị gì để nhận báo giá sát thực tế

Chất lượng báo giá phụ thuộc vào chất lượng thông tin bạn đưa. Gom sẵn những thứ sau trước buổi làm việc đầu tiên, con số nhận về sẽ hẹp hơn và đáng tin hơn nhiều.

• Danh sách luồng nghiệp vụ muốn đưa lên hệ thống, phân loại rõ đâu là bắt buộc ở giai đoạn một, đâu là để dành cho giai đoạn sau.
• Bộ biểu mẫu đang dùng thật, kể cả những mẫu chỉ một phòng dùng. Càng nhiều mẫu đặc thù thì công tùy biến càng lớn, và biết trước vẫn tốt hơn phát hiện giữa chừng.
• Sơ đồ tổ chức và số người theo vai trò, kèm dự báo ba năm tới.
• Danh sách hệ thống cần tích hợp, mỗi hệ thống ghi rõ có API hay không và ai đang quản trị nó.
• Khối lượng dữ liệu cũ cần chuyển: bao nhiêu tài liệu, đang nằm ở đâu, có cấu trúc hay không, cần tra cứu ngược bao nhiêu năm.
• Yêu cầu bảo mật và tuân thủ, gồm cấp độ an toàn hệ thống thông tin nếu đã xác định, và các yêu cầu về lưu trữ dữ liệu trong nước. Bối cảnh chủ quyền dữ liệu có ở bài triển khai eOffice on-premise và chủ quyền dữ liệu.
• Hiện trạng hạ tầng: có phòng máy chủ chưa, có nền tảng ảo hóa chưa, ai đang vận hành.
• Mốc thời gian mong muốn và người chủ dự án phía tổ chức, kèm thẩm quyền quyết định của người đó.

Khi so ba báo giá, hãy so trên cùng một phạm vi. Bảng so sánh có ích nhất không phải bảng xếp theo tổng tiền, mà bảng xếp theo từng cấu phần: bên nào tính bao nhiêu ngày công tùy biến, bên nào bao nhiêu điểm tích hợp, bên nào cam kết bảo trì mấy phần trăm giá trị hợp đồng mỗi năm. Một báo giá thấp bất thường thường là báo giá thiếu hạng mục, và phần thiếu sẽ quay lại dưới dạng phụ lục hợp đồng. Các tiêu chí phi tài chính để chấm nhà cung cấp có ở bài tiêu chí chọn phần mềm eOffice.

Kết

Chi phí eOffice không phải một con số mà là một cấu trúc: một khoản đầu tư ban đầu quyết định bởi phạm vi nghiệp vụ và mức tích hợp, cộng một khoản vận hành hàng năm quyết định bởi cam kết hỗ trợ. Tổ chức nào bóc tách được hai phần đó, tính được tổng chi phí sở hữu 3–5 năm, và chuẩn bị đủ thông tin trước khi hỏi giá, sẽ tránh được cả hai cái bẫy quen thuộc là mua hớ và mua thiếu.

Tetra eOffice không bán gói cứng và không bán theo thuê bao đầu người. Chúng tôi khảo sát nghiệp vụ thực tế rồi mới báo giá, để con số phản ánh đúng phạm vi bạn cần, với mức khởi điểm từ 300 triệu đồng và thời gian giao 3–6 tháng tùy phạm vi. Nếu bạn đang lập dự toán cho năm tới, hãy đặt lịch tư vấn để có một con số dựa trên nghiệp vụ của chính tổ chức mình.