Phần mềm quản lý công văn và văn thư lưu trữ
Tetra eOffice đưa công văn từ khâu vào sổ, chuyển giao, ký số tới lưu trữ và tra cứu về một hệ thống, triển khai trên máy chủ của đơn vị.
Từ khâu vào sổ tới phát hành
Mọi khâu của một công văn được xử lý trên cùng một hệ thống.
Sổ đăng ký công văn đến, đi
Vào sổ điện tử, cấp số tự động theo quy tắc đánh số của đơn vị, sổ in ra được khi cần đối chiếu.
Nhập liệu từ bản scan
Đọc bản scan và điền sẵn số, ngày, cơ quan gửi, trích yếu theo thể thức Nghị định 30/2020, văn thư chỉ cần kiểm tra lại.
Phân phối, chỉ đạo và theo dõi hạn
Lãnh đạo ghi ý kiến chỉ đạo, văn bản chuyển tới người xử lý, hệ thống nhắc hạn và báo cấp trên khi quá hạn.
Độ khẩn và mức độ mật
Phân loại độ khẩn và bốn mức độ mật theo TCVN 11930; mỗi vai trò chỉ xem được văn bản trong mức được phép.
Trình ký số và phát hành
Trình nhiều người ký theo thứ tự, ký qua VNPT SmartCA, Viettel MySign hoặc MobiFone HSM, rồi phát hành văn bản đi.
Gửi, nhận văn bản với bên ngoài
Gửi, nhận văn bản với cơ quan và đối tác. Việc đấu nối với Trục liên thông của bộ, tỉnh được xác định theo từng dự án.
Lưu trữ, lưu giữ và tìm lại
Văn bản sau khi xử lý xong vẫn được quản lý theo thời hạn, tìm lại được và truy vết được.
Kết thúc xử lý và chuyển lưu trữ
Ghi kết quả giải quyết, tự chuyển văn bản sang lưu trữ sau thời hạn quy định và mở lại khi cần.
Chính sách lưu giữ
Đặt thời hạn lưu giữ theo loại tài liệu, có ngoại lệ và tự xử lý khi hết hạn.
Kho tài liệu có phân quyền
Thư mục nhiều cấp, phân quyền theo thư mục và tài liệu, quản lý phiên bản và so sánh giữa hai phiên bản.
Tra cứu theo nội dung
Đọc chữ trên bản scan, tìm theo nội dung và ngữ nghĩa, tìm lại văn bản cùng toàn bộ lịch sử xử lý.
Nhật ký truy vết
Ghi lại ai thao tác gì, vào lúc nào; phục vụ kiểm tra, kiểm toán và rà soát nội bộ.
Khôi phục tài liệu đã xóa
Thùng rác cho phép khôi phục tài liệu bị xóa nhầm, hạn mức dung lượng đặt theo vai trò.
Các màn hình thực tế
Quản lý công văn đến/đi theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
01 / 03Chi phí và thời gian triển khai
Tetra eOffice không có bảng giá theo tài khoản. Báo giá được lập theo phạm vi của đơn vị.
Tùy nhóm chức năng và mức độ tích hợp.
Hệ thống được tùy biến theo nghiệp vụ của đơn vị.
Phần lớn chi phí nằm ở tùy biến và tích hợp.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý công văn khác gì phần mềm văn thư lưu trữ?
Quản lý công văn tập trung vào luồng văn bản đến, đi: vào sổ, chuyển giao, xử lý, ký và phát hành. Văn thư lưu trữ bao thêm khâu sau đó: kết thúc xử lý, lưu trữ, thời hạn lưu giữ và tra cứu lại. Tetra eOffice xử lý cả hai khâu trên một hệ thống.
Lập hồ sơ công việc và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan theo Nghị định 30 đã có chưa?
Tetra eOffice hiện có chức năng kết thúc xử lý, tự chuyển lưu trữ sau thời hạn và chính sách lưu giữ theo loại tài liệu. Phạm vi lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan được xác nhận cùng đơn vị trong buổi khảo sát.
Tetra eOffice có chạy trên máy chủ nội bộ không?
Có. Tetra eOffice triển khai trên hạ tầng của đơn vị. Các dịch vụ AI và ký số có thể dùng phương án chạy nội bộ hoặc dịch vụ đám mây, tùy yêu cầu bảo mật.
Chi phí và thời gian triển khai như thế nào?
Tetra eOffice không phải phần mềm đăng ký dùng ngay. Thời gian triển khai thường 3–6 tháng, chi phí từ khoảng 300 triệu đồng tùy nhóm chức năng và mức độ tích hợp. Đơn vị gửi yêu cầu để nhận báo giá theo đúng phạm vi.
Xem hệ thống trên quy trình của đơn vị
Để lại thông tin, đội ngũ Tetra sẽ liên hệ sắp xếp buổi demo và xác nhận phạm vi về sổ đăng ký, ký số và lưu trữ.
