Bàn giao hồ sơ tài liệu khi sáp nhập đơn vị hành chính: dữ liệu số của cấp huyện đi đâu

Còn vài ngày nữa cấp huyện kết thúc hoạt động. Phần lớn hướng dẫn đang lưu hành nói về hồ sơ giấy: thùng tài liệu, giá kệ, chỉnh lý, kho lưu trữ. Nhưng mỗi UBND huyện đều có một hệ thống quản lý văn bản với hàng trăm nghìn văn bản điện tử, hồ sơ công việc, luồng trình ký và chữ ký số — và phần này chưa được nhiều nơi lên kế hoạch cụ thể.

Bốn câu hỏi cần trả lời ngay: dữ liệu số của huyện thuộc về ai, ai trích xuất, trích xuất theo tiêu chí gì, và hệ thống cũ phải chạy tới bao giờ.

Mốc pháp lý và mốc vận hành là hai chuyện khác nhau

Cần tách bạch để không nhầm khi ghi hồ sơ bàn giao.

• Nghị quyết 202/2025/QH15 ngày 12/6/2025 của Quốc hội sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, cả nước còn 34 tỉnh, thành phố. Kèm theo đó là các nghị quyết sắp xếp cấp xã, đưa tổng số về 3.321 xã, phường, đặc khu.
• Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 72/2025/QH15** được Quốc hội thông qua ngày 16/6/2025 và có hiệu lực ngay từ ngày thông qua, xác lập mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
• 01/7/2025 là mốc vận hành. Từ ngày này bộ máy hai cấp chính thức chạy, cấp huyện kết thúc hoạt động.

Nghĩa là văn bản pháp lý đã có hiệu lực trước, còn việc chuyển giao dữ liệu thực tế mới bắt đầu. Khoảng cách vài tuần đó là toàn bộ thời gian để chuẩn bị kỹ thuật.

Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV nói gì về tài liệu số

Thông tư 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025** của Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ 2024, gồm 8 chương, 44 điều và 16 phụ lục, hiệu lực từ 01/7/2025 — đúng ngày cấp huyện dừng hoạt động. Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 cũng có hiệu lực cùng ngày, thay Luật Lưu trữ 2011.

Điều 40 xử lý riêng trường hợp đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, và tách làm hai nhánh.

Với tài liệu giấy và vật mang tin khác: Chủ tịch UBND cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tiếp nhận và chỉnh lý theo Điều 65 Luật Lưu trữ 2024. Sau chỉnh lý, tài liệu bảo quản vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử; tài liệu lưu trữ có thời hạn giao cho cơ quan quản lý trực tiếp.

Với tài liệu số — phần ít được nhắc tới — Điều 40 yêu cầu giao cơ quan có chức năng:

• Xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan, tổ chức theo tài khoản hoặc theo mã định danh.
• Trích xuất và bàn giao khối tài liệu đó cho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, bảo đảm khả năng truy cập.
• Tiếp tục vận hành hệ thống cũ để khai thác, cho đến khi chuyển xong toàn bộ tài liệu sang hệ thống mới.

Ba yêu cầu này ngắn gọn trên văn bản nhưng là ba dự án kỹ thuật riêng biệt trên thực tế.

Trích xuất theo mã định danh nghĩa là gì

Trong hệ thống quản lý văn bản cấp huyện, văn bản không được gắn nhãn sẵn "thuộc pháp nhân nào" theo cách máy đọc được. Nó gắn với người tạo, đơn vị trong sơ đồ tổ chức, và mã định danh của cơ quan khi liên thông ra ngoài.

Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức được quy định tại Quyết định 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020, đã được sửa đổi bởi **Quyết định 09/2025/QĐ-TTg ngày 14/4/2025**. Đây chính là căn cứ để trả lời "văn bản này là tài liệu của cơ quan nào" khi bóc tách kho dữ liệu chung của huyện. Cũng vì vậy, bảng mã định danh phải được cập nhật theo bản đồ hành chính mới; nếu không, mọi phép trích xuất sẽ ánh xạ vào những mã đã không còn chủ thể.

Thực tế công việc trích xuất gồm mấy lớp:

• Đối chiếu danh sách phòng, ban, đơn vị trong hệ thống cũ với mã định danh cũ, rồi ánh xạ sang cơ quan tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ tương ứng ở cấp tỉnh hoặc cấp xã.
• Xử lý phần "dùng chung": văn bản do UBND huyện phát hành nhưng liên quan nhiều lĩnh vực nay do nhiều cơ quan khác nhau tiếp nhận. Cần quy tắc thống nhất, ghi rõ trong biên bản bàn giao, thay vì để từng người tự quyết.
• Xuất kèm siêu dữ liệu, không chỉ tệp đính kèm. Số ký hiệu, ngày ban hành, người ký, độ mật, thời hạn bảo quản, lịch sử xử lý — thiếu những trường này thì khối tài liệu bàn giao mất khả năng tra cứu, tức là không đạt yêu cầu "bảo đảm khả năng truy cập".

Chữ ký số và hồ sơ tồn đọng: hai chỗ dễ hỏng nhất

Toàn vẹn chữ ký số khi di trú. Một văn bản điện tử có giá trị pháp lý nhờ chữ ký số gắn với nội dung tại thời điểm ký. Nếu quá trình xuất — nhập làm thay đổi định dạng, nén lại tệp PDF, hoặc tách chữ ký ra khỏi tài liệu, chữ ký sẽ không còn kiểm tra được. Nguyên tắc an toàn: xuất nguyên trạng tệp đã ký, kèm thông tin kiểm tra chữ ký tại thời điểm bàn giao, và lưu biên bản xác nhận kết quả kiểm tra. Việc chuyển đổi định dạng, nếu buộc phải làm, phải là một bước riêng có hồ sơ, không lẫn vào bước trích xuất.

Hồ sơ tồn đọng chưa chỉnh lý. Huyện nào cũng còn một khối tài liệu chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh: văn bản rời chưa gắn vào hồ sơ công việc, hồ sơ mở nhiều năm chưa đóng, tài liệu số hóa nhưng chưa biên mục. Khối này không biến mất khi hệ thống ngừng chạy. Cách xử lý thực dụng là bàn giao đúng hiện trạng, kèm danh mục nêu rõ phần chưa chỉnh lý, thay vì chỉnh lý gấp trong vài tuần và tạo ra dữ liệu sai. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh sẽ chỉnh lý sau theo nghiệp vụ.

Quyền truy cập sau bàn giao. Cán bộ xã mới vẫn cần tra hồ sơ do huyện cũ xử lý để giải quyết công việc đang dở: đất đai, hộ tịch, xây dựng, khiếu nại. Nếu chỉ bàn giao vào kho lưu trữ mà không mở kênh tra cứu, công việc thường ngày sẽ tắc. Cần xác định trước ai được xem gì, tra cứu qua đâu, và ghi nhật ký truy cập cho khối tài liệu cũ.

Vận hành song song hai hệ thống: chi phí và rủi ro

Điều 40 cho phép tiếp tục vận hành hệ thống cũ đến khi chuyển xong. Đây là quy định hợp lý, nhưng "chạy song song" không miễn phí:

• Máy chủ, giấy phép phần mềm và chi phí vận hành của hệ thống cũ vẫn phát sinh, trong khi đơn vị chủ quản đã không còn.
• Hệ thống cũ thường dừng được vá lỗi, trở thành điểm yếu an ninh. Nếu buộc phải giữ, nên chuyển sang chế độ chỉ đọc, thu hẹp truy cập về một nhóm tài khoản có kiểm soát và đặt sau lớp bảo vệ mạng.
• Hai hệ thống cùng chứa dữ liệu dễ sinh hai bản sự thật. Cần chốt rõ: từ 01/7/2025, hồ sơ mới chỉ tạo trên hệ thống mới; hệ thống cũ chỉ để tra cứu.
• Không định thời hạn thì "tạm thời" sẽ kéo dài nhiều năm. Nên đặt mốc kết thúc ngay từ đầu, gắn với tiến độ trích xuất.

Checklist cho phòng công nghệ thông tin và văn thư

Việc nên làm ngay, trước và trong tuần chuyển đổi:

• Lập danh mục hệ thống đang chứa tài liệu số của huyện: quản lý văn bản, một cửa, thư điện tử công vụ, kho tệp dùng chung, cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Ghi rõ ai đang quản trị từng hệ thống.
• Chốt bản sao lưu toàn phần tại thời điểm 30/6/2025, lưu ở hai nơi, kiểm tra khôi phục thử ít nhất một lần. Đây là mốc gốc để đối chiếu về sau.
• Xuất bảng ánh xạ đơn vị — mã định danh cũ sang cơ quan tiếp nhận mới, có xác nhận của Sở Nội vụ.
• Kiểm kê số lượng: bao nhiêu văn bản đến, đi, hồ sơ công việc, dung lượng tệp đính kèm. Con số này đi vào biên bản bàn giao và là căn cứ đối chiếu sau trích xuất.
• Chạy thử trích xuất trên một phòng chuyên môn trước khi làm toàn bộ; kiểm tra siêu dữ liệu và chữ ký số của mẫu ngẫu nhiên.
• Xác định danh sách tài khoản được truy cập hệ thống cũ sau 01/7/2025, thu hồi phần còn lại, bật ghi nhật ký.
• Ghi biên bản bàn giao có chữ ký của bên giao, bên nhận và đơn vị kỹ thuật thực hiện trích xuất, kèm danh mục và kết quả kiểm tra.
• Đặt mốc dự kiến tắt hệ thống cũ và điều kiện để tắt.

Chuẩn bị cho hệ thống mới

Khối tài liệu số của huyện cuối cùng nằm ở hai nơi: lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và hệ thống quản lý văn bản của cơ quan tiếp nhận. Hệ thống mới vì vậy cần nhập được dữ liệu cũ kèm siêu dữ liệu, giữ nguyên tệp đã ký số, phân quyền theo cơ quan và ghi nhật ký truy cập. Về phần tạo lập và xử lý văn bản hằng ngày theo mô hình hai cấp, chúng tôi đã bàn trong bài số hóa công văn theo Nghị định 30/2020.

Tetra eOffice triển khai on-premise trên hạ tầng của đơn vị, hỗ trợ nhập dữ liệu từ hệ thống cũ, ký số theo chuẩn Việt Nam, phân quyền theo cơ cấu tổ chức và nhật ký truy cập đầy đủ — phù hợp với yêu cầu bảo đảm khả năng truy cập của khối tài liệu bàn giao.

Kết

Bàn giao hồ sơ tài liệu khi sáp nhập đơn vị hành chính không chỉ là chuyện thùng giấy và giá kệ. Phần khó hơn nằm ở dữ liệu số: xác định phạm vi theo mã định danh, trích xuất kèm siêu dữ liệu, giữ nguyên giá trị pháp lý của chữ ký số, và quản lý giai đoạn chạy song song sao cho không kéo dài vô hạn. Điều 40 Thông tư 06/2025/TT-BNV đã nêu nguyên tắc; phần còn lại là kế hoạch kỹ thuật của từng địa phương.

Nếu đơn vị bạn đang chuẩn bị tiếp nhận khối tài liệu số của cấp huyện, hãy đặt lịch tư vấn để cùng rà soát hiện trạng hệ thống và phương án trích xuất, bàn giao.