Mô hình triển khai tham chiếu cho Tetra eOffice
Thay cho một case study, trang này trình bày một lần triển khai Tetra eOffice trên thực tế gồm những gì: kiến trúc hệ thống, lộ trình 3–6 tháng, cách hệ thống đáp ứng yêu cầu tuân thủ của khu vực công và một kịch bản minh họa. Mọi nội dung ở đây phản ánh sản phẩm hiện tại, không phải một dự án của đơn vị cụ thể.
Một hệ thống trên hạ tầng của đơn vị
Toàn bộ hệ thống đặt trên máy chủ hoặc đám mây riêng của đơn vị. Văn bản, tài liệu và nhật ký lưu tại đó; hệ thống vẫn cần kết nối Internet để người dùng truy cập máy chủ và để dùng các dịch vụ bên ngoài như ký số qua nhà cung cấp.
| Lớp | Thành phần | Vai trò |
|---|---|---|
| Truy cập | Giao diện web, Microsoft Teams, trình duyệt trên điện thoại | Một giao diện cho mọi nghiệp vụ |
| Đăng nhập | Cổng đăng nhập một lần (Authentik, chuẩn OIDC) | Xác thực tập trung; kết nối tài khoản Microsoft 365 khi đơn vị đã dùng |
| Ứng dụng | Máy chủ nghiệp vụ (API mở có tài liệu), bộ máy quy trình chuẩn BPMN 2.0 (Flowable), xử lý nền và thông báo | Văn bản, tài liệu, quy trình duyệt, nhắc hạn |
| Dịch vụ chuyên biệt | Dịch vụ ký số PDF chuẩn PAdES, dịch vụ AI (đọc bản scan, tìm kiếm theo ngữ nghĩa), báo cáo Metabase | Ký số, nhập liệu tự động, báo cáo |
| Dữ liệu | PostgreSQL, kho tệp chuẩn S3 (MinIO), chỉ mục tìm kiếm, nhật ký thao tác | Lưu trữ thuộc sở hữu của đơn vị |
| Vận hành | Giám sát hệ thống (Prometheus, Grafana, Loki) | Theo dõi tình trạng, cảnh báo sự cố |
Mọi thành phần nền đều là phần mềm mã nguồn mở hoặc theo chuẩn mở, nên đơn vị không bị khóa vào một nhà cung cấp hạ tầng: chuyển hệ thống sang máy chủ khác vẫn giữ nguyên dữ liệu.
Luồng dữ liệu
Người dùng đăng nhập một lần; văn bản đến đi vào máy chủ nghiệp vụ, dịch vụ AI đề xuất các trường thông tin và bộ máy quy trình chuyển văn bản theo luồng; văn bản đi được ký số và phát hành; toàn bộ dữ liệu nằm trong kho của đơn vị.
Hai phương án triển khai
| A · Độc lập hoàn toàn | B · Tận dụng Microsoft 365 | |
|---|---|---|
| Phù hợp với | Cơ quan khu vực công và tổ chức muốn tự quản lý toàn bộ tài khoản và dữ liệu | Doanh nghiệp đã dùng Microsoft 365 |
| Đăng nhập | Tài khoản do cổng đăng nhập của eOffice quản lý | Dùng tài khoản Microsoft 365 sẵn có qua cổng đăng nhập một lần; đồng bộ danh bạ |
| Lưu trữ tài liệu | Kho tệp chuẩn S3 trên hạ tầng của đơn vị | Kho tệp của eOffice, đồng bộ thư mục với SharePoint khi cần |
| Kết nối Internet | Cần, để người dùng truy cập máy chủ eOffice và để dùng dịch vụ bên ngoài như ký số qua nhà cung cấp | Cần, như phương án A, cộng kết nối tới dịch vụ Microsoft cho phần đăng nhập và đồng bộ |
| Trí tuệ nhân tạo (AI) | Mô hình chạy nội bộ | Mô hình chạy nội bộ, hoặc AI đám mây khi đơn vị cho phép |
Triển khai trong 3–6 tháng theo từng giai đoạn
Thời gian phụ thuộc số quy trình cần cấu hình, mức độ tích hợp và khối lượng dữ liệu cần chuyển. Mỗi giai đoạn kết thúc bằng một sản phẩm bàn giao để đơn vị nghiệm thu.
Khảo sát
Làm việc với văn thư, lãnh đạo và các phòng ban; thu thập sổ văn bản, mẫu thể thức và luồng duyệt hiện hành; khảo sát hạ tầng cùng yêu cầu an toàn thông tin
Bàn giao: Báo cáo khảo sát, danh mục quy trình, phương án kiến trúc, kế hoạch chi tiết
Cài đặt và cấu hình quy trình
Cài đặt trên hạ tầng của đơn vị; cấu hình cơ cấu tổ chức, chức danh, phân quyền, sổ văn bản, quy tắc đánh số, mẫu văn bản và luồng duyệt
Bàn giao: Môi trường thử nghiệm chạy đúng quy trình đã khảo sát
Tích hợp ký số và liên thông
Tích hợp ký số qua nhà cung cấp đơn vị đang dùng; đăng nhập Microsoft 365 nếu có; kết nối ERP hoặc hệ thống chuyên ngành; đấu nối liên thông văn bản khi thuộc phạm vi dự án
Bàn giao: Các kết nối đã kiểm thử trên dữ liệu mẫu
Chuyển dữ liệu và đào tạo
Chuyển sổ văn bản và tài liệu cũ theo phạm vi thống nhất; đào tạo theo vai trò: văn thư, chuyên viên, lãnh đạo, quản trị
Bàn giao: Dữ liệu đã đối chiếu; tài liệu hướng dẫn theo vai trò
Vận hành thử
Chạy song song với cách làm cũ; ghi nhận và xử lý phản hồi; tinh chỉnh quy trình
Bàn giao: Biên bản vận hành thử, danh sách điều chỉnh đã xử lý
Nghiệm thu và chuyển giao
Nghiệm thu, chuyển sang vận hành chính thức, bàn giao tài liệu quản trị
Bàn giao: Biên bản nghiệm thu, tài liệu vận hành
Chi phí tham khảo: từ khoảng 300 triệu đồng, tùy nhóm chức năng và mức độ tích hợp. Báo giá cụ thể đưa ra sau giai đoạn khảo sát.
Hệ thống đáp ứng yêu cầu của khu vực công tới đâu
Bản đồ tách rõ phần eOffice đáp ứng sẵn, phần là hạng mục tích hợp theo dự án và phần thuộc hạ tầng của đơn vị. Phần mềm không tự làm hệ thống đạt cấp độ 3, nhưng phần mềm sai kiến trúc khiến đơn vị không thể đạt.
| Yêu cầu | Căn cứ pháp lý | Phạm vi của eOffice | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Công tác văn thư: vào sổ, đánh số, chuyển giao, theo dõi hạn, lưu trữ văn bản điện tử | Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Công văn đến, đi; sổ văn bản; quy tắc đánh số; lịch sử xử lý; kết thúc và lưu trữ | Sẵn có |
| Phân loại độ mật | TCVN 11930 | Bốn mức độ mật; mỗi vai trò chỉ xem tới mức được phép | Sẵn có |
| Chữ ký số công cộng | Luật Giao dịch điện tử 2023 | Ký qua VNPT SmartCA, Viettel MySign, MobiFone HSM; ký PDF chuẩn PAdES; mời đối tác ký; tra cứu xác thực | Sẵn có |
| Chữ ký số chuyên dùng công vụ | Nghị định 68/2024/NĐ-CP | Kết nối thiết bị hoặc dịch vụ ký của cơ quan quản lý chữ ký số chuyên dùng công vụ | Tích hợp theo dự án |
| Liên thông văn bản qua Trục liên thông văn bản quốc gia hoặc nền tảng tích hợp của bộ, tỉnh | Quyết định 28/2018/QĐ-TTg; QCVN 102:2016/BTTTT và Sửa đổi 1:2022; mã định danh theo Quyết định 20/2020/QĐ-TTg (sửa đổi bởi Quyết định 09/2025/QĐ-TTg); Nghị định 47/2020/NĐ-CP | Bộ chuyển đổi gói tin theo chuẩn kết nối hiện hành, cấu hình mã định danh của đơn vị | Tích hợp theo dự án |
| An toàn thông tin cấp độ 3 (điều kiện thường gặp để kết nối nền tảng dùng chung) | Nghị định 85/2016/NĐ-CP | Phần ứng dụng: xác thực tập trung, phân quyền theo người dùng và nhóm, nhật ký thao tác; máy chủ đặt theo phân vùng mạng do đơn vị quy định | Phần ứng dụng sẵn có · còn lại thuộc hạ tầng đơn vị |
| Mã hóa dữ liệu khi lưu trữ | Yêu cầu an toàn dữ liệu cấp độ 3 | Cấu hình mã hóa ổ đĩa và kho tệp khi triển khai | Phần ứng dụng sẵn có · còn lại thuộc hạ tầng đơn vị |
| Dữ liệu cá nhân xử lý trong nước | Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 | Toàn bộ dữ liệu nằm trên hạ tầng của đơn vị; AI chạy nội bộ | Sẵn có |
Các căn cứ pháp lý được trích từ hai tài liệu nghiên cứu đã đối soát trong kho: một về an toàn thông tin theo cấp độ (Nghị định 85/2016) và một về liên thông văn bản (Quyết định 28/2018, QCVN 102, Quyết định 20/2020 và Nghị định 47/2020).
Một sở cấp tỉnh giả định
Một sở chuyên ngành cấp tỉnh: khoảng 200 cán bộ, 8 phòng và đơn vị trực thuộc, khoảng 1.200 văn bản đến và 400 văn bản đi mỗi tháng. Hiện vào sổ bằng bảng tính, chuyển văn bản giấy và ký tay. Phương án kiến trúc: phương án A trên máy chủ của sở, có kết nối Internet; ký số công cộng ở giai đoạn đầu, chữ ký số chuyên dùng công vụ và liên thông với nền tảng của tỉnh được xác định khi khảo sát.
Luồng công văn đến
- Văn thư scan văn bản giấy; hệ thống đọc bản scan và điền sẵn số, ngày, cơ quan gửi, trích yếu theo thể thức Nghị định 30; văn thư kiểm tra rồi vào sổ.
- Lãnh đạo sở xem văn bản trong hộp việc, ghi ý kiến chỉ đạo và chuyển phòng chủ trì.
- Trưởng phòng phân công chuyên viên; văn bản có hạn xử lý, hệ thống nhắc trước hạn và báo cấp trên khi quá hạn.
- Chuyên viên ghi kết quả giải quyết; văn bản tự chuyển lưu trữ sau thời hạn quy định.
Luồng công văn đi
- Chuyên viên soạn từ mẫu văn bản, trình qua luồng duyệt của phòng và lãnh đạo sở.
- Lãnh đạo ký số trên máy tính hoặc điện thoại qua nhà cung cấp chữ ký số.
- Văn thư cấp số tự động, phát hành và lưu bản điện tử cùng toàn bộ lịch sử xử lý.
Chỉ số đo trong giai đoạn vận hành thử
(đo trên dữ liệu thật của đơn vị, so với trước khi áp dụng)
- Thời gian từ khi nhận văn bản đến khi vào sổ.
- Tỷ lệ văn bản quá hạn xử lý.
- Thời gian tìm lại một văn bản và lịch sử xử lý.
- Thời gian từ khi trình ký đến khi phát hành văn bản đi.
Thử trên dữ liệu mẫu thay cho đọc case study
Demo theo kịch bản của đơn vị
Buổi trình diễn 60 phút trên dữ liệu mẫu, đi đúng luồng công văn đến, đi mà đơn vị đang dùng.
Thử nghiệm trên dữ liệu mẫu của đơn vị
Cài đặt môi trường thử, cấu hình một sổ văn bản và một luồng duyệt thật, để đội văn thư và lãnh đạo dùng thử trước khi quyết định.
Bạn đang tìm giải pháp phù hợp?
Để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ tư vấn và demo theo đúng nhu cầu của bạn.
Đặt lịch tư vấn