Bảng lương 2026: thay đổi pháp lý và cách cấu hình phần mềm HRMS

Bảng lương 2026 chịu tác động của ba văn bản, và cả ba đều đã ban hành: Nghị định 293/2025/NĐ-CP về lương tối thiểu vùng, Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 về giảm trừ gia cảnh, và Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã có hiệu lực từ giữa năm nay. Câu trả lời ngắn cho người đang tìm: từ 1/1/2026 lương tối thiểu vùng tăng bình quân 7,2%, giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế lên 15,5 triệu đồng/tháng. Việc phải làm trong tháng 12 là rà lại tham số trong phần mềm HRMS, chạy thử một kỳ lương song song, rồi mới phát hành. Bài này đi qua từng mốc, những chỗ hệ thống hay tính sai và tiêu chí chọn phần mềm cho tổ chức lớn.

Ba mốc pháp lý chi phối bảng lương 2026

Điểm dễ nhầm nhất không phải nội dung của từng văn bản, mà là mốc áp dụng của chúng khác nhau. Hai văn bản cùng có hiệu lực 1/1/2026 nhưng cách tính lùi khác nhau, còn văn bản thứ ba đã chạy từ 1/7/2025.

• Lương tối thiểu vùng. Nghị định 293/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 10/11/2025, hiệu lực từ 1/1/2026. Mức lương tối thiểu tháng: Vùng I 5.310.000 đồng, Vùng II 4.730.000 đồng, Vùng III 4.140.000 đồng, Vùng IV 3.700.000 đồng. Mức lương tối thiểu giờ tương ứng: 25.500, 22.700, 20.000 và 17.800 đồng. Mức tăng bình quân 7,2%, tương đương 250.000 đến 350.000 đồng mỗi tháng tùy vùng.
• Giảm trừ gia cảnh. Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 17/10/2025, nâng mức giảm trừ cho người nộp thuế từ 11 lên 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm) và cho mỗi người phụ thuộc từ 4,4 lên 6,2 triệu đồng/tháng. Nghị quyết có hiệu lực từ 1/1/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026, thay cho Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14.
• Nền đóng bảo hiểm xã hội. Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15, thông qua ngày 29/6/2024 và có hiệu lực từ 1/7/2025. Luật thay khái niệm lương cơ sở bằng mức tham chiếu do Chính phủ quyết định (Điều 7), đồng thời mở rộng nhóm đối tượng tham gia bắt buộc. Chúng tôi đã phân tích ảnh hưởng của luật này tới hệ thống nhân sự trong bài Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và những gì HRMS phải sửa.

Ba mốc này giải thích vì sao kỳ lương tháng 1/2026 khó hơn một lần đổi số: bảng lương tháng 1 áp mức tối thiểu mới và giảm trừ gia cảnh mới, trong khi khoản truy lĩnh hoặc điều chỉnh của tháng 12/2025 vẫn phải giữ tham số cũ.

Vì sao tham số lương phải cấu hình được theo ngày hiệu lực

Rất nhiều hệ thống tính lương của doanh nghiệp Việt Nam vẫn ghi cứng các con số này: mức giảm trừ 11 triệu nằm trong một công thức Excel, mức tối thiểu vùng nằm trong một hằng số của mã nguồn. Cách làm đó chạy được đúng một năm, và mỗi lần luật đổi thì phải sửa hệ thống chứ không phải sửa cấu hình. Vấn đề không dừng ở công sức sửa, mà ở chỗ bảng lương không chỉ tính cho hiện tại.

• Tính lại quá khứ. Khi có tranh chấp, kiểm toán hoặc quyết toán thuế, phòng nhân sự phải dựng lại đúng bảng lương của một tháng đã qua. Nếu tham số bị ghi đè, hệ thống sẽ tính tháng 6/2025 bằng mức giảm trừ của năm 2026 và ra con số không khớp với chứng từ đã phát hành.
• Truy lĩnh và điều chỉnh chéo kỳ. Một khoản lương tháng 12/2025 chi trả vào tháng 1/2026 phải áp tham số của kỳ phát sinh, không phải kỳ chi trả. Hệ thống nào chỉ có một bộ tham số "hiện hành" sẽ không diễn đạt được tình huống này.
• Hiệu lực giữa năm. Không phải thay đổi nào cũng rơi vào ngày 1/1. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 1/7/2025, chia đôi năm tài chính. Nếu tham số không gắn ngày hiệu lực, mọi thay đổi giữa năm đều phải xử lý thủ công.

Cấu hình tham số lương theo ngày hiệu lực nghĩa là mỗi con số trong hệ thống, từ mức tối thiểu vùng, giảm trừ gia cảnh, tỷ lệ đóng bảo hiểm cho tới trần đóng, đều được lưu kèm khoảng thời gian áp dụng. Khi tính lương cho một kỳ, hệ thống chọn giá trị có hiệu lực tại kỳ đó. Đây là yêu cầu tối thiểu với bất kỳ phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nào từ vài trăm nhân sự trở lên, và là câu hỏi đầu tiên nên đặt ra khi đánh giá nhà cung cấp.

Quy trình chuẩn bị bảng lương đầu năm

Việc chuẩn bị bảng lương đầu năm nên bắt đầu từ đầu tháng 12, không phải cuối tháng 1. Trình tự dưới đây xếp theo thứ tự phụ thuộc.

• Rà tham số. Liệt kê toàn bộ con số do pháp luật quy định đang nằm trong hệ thống, kèm nơi lưu và ngày hiệu lực hiện tại. Danh sách này thường dài hơn dự đoán vì có cả tham số nằm ngoài phần mềm lương, chẳng hạn bảng tính phụ cấp của từng khối.
• Rà lại địa bàn vùng. Đây là chỗ hay bị bỏ sót. Danh mục địa bàn vùng I đến vùng IV nằm ở Phụ lục Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Điều 3 nêu rõ nguyên tắc: chi nhánh hoạt động ở địa bàn nào thì áp mức của địa bàn đó; đơn vị nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao trải trên nhiều địa bàn thì áp mức cao nhất, và địa bàn mới thành lập từ nhiều địa bàn có mức khác nhau cũng vậy.
• Rà hồ sơ người phụ thuộc. Mức giảm trừ mới chỉ phát huy đúng nếu đăng ký người phụ thuộc còn hiệu lực và không trùng giữa hai người nộp thuế. Cuối năm là thời điểm hợp lý để yêu cầu người lao động xác nhận lại.
• Chạy thử song song. Tính kỳ lương tháng 1 hai lần, một lần bằng tham số cũ và một lần bằng tham số mới, rồi so sánh chênh lệch theo từng người. Mọi chênh lệch phải giải thích được bằng một trong ba thay đổi ở trên; trường hợp nào không giải thích được là lỗi cấu hình, không phải sai số.
• Đối soát bảng lương với cơ quan bảo hiểm. So khớp danh sách lao động, mức đóng và thời gian tham gia trong hệ thống nội bộ với dữ liệu đã kê khai. Làm việc này trước khi phát hành sẽ rẻ hơn nhiều so với điều chỉnh sau.
• Phát hành và thông báo. Ban hành phiếu lương kèm giải thích ngắn về phần thay đổi. Người lao động thấy số thuế khấu trừ giảm mà không rõ lý do sẽ tạo ra một đợt câu hỏi không cần thiết.

Những chỗ hệ thống hay tính sai

Trong các đợt rà soát quản lý nhân sự tiền lương, cùng một nhóm lỗi lặp lại ở nhiều tổ chức.

• Trộn mức lương tối thiểu tháng và giờ. Với lao động trả lương theo tuần, theo ngày, theo sản phẩm hoặc lương khoán, Điều 4 Nghị định 293/2025/NĐ-CP yêu cầu quy đổi về tháng hoặc giờ và không được thấp hơn mức tối thiểu tương ứng. Nhiều hệ thống chỉ kiểm tra mức tháng.
• Áp mức vùng theo trụ sở chính. Doanh nghiệp có nhà máy ở tỉnh nhưng trụ sở ở thành phố dễ áp nhầm một mức chung cho toàn bộ nhân sự.
• Áp giảm trừ gia cảnh theo ngày chi trả. Giảm trừ mới áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Khoản thu nhập thuộc kỳ tính thuế 2025 nhưng chi trả trong năm 2026 cần xác định đúng kỳ.
• Dữ liệu chấm công lệch kỳ. Bảng lương sai thường bắt nguồn từ dữ liệu chấm công chứ không phải công thức: ca đêm qua nửa đêm, ngày nghỉ bù, làm thêm giờ chốt sau khi bảng lương đã khóa. Nếu tích hợp chấm công là bản xuất Excel thủ công, sai sót gần như chắc chắn xảy ra ở kỳ đầu năm khi khối lượng điều chỉnh tăng.
• Không có bản ghi bất biến của kỳ đã phát hành. Hệ thống cho phép sửa ngược bảng lương đã chốt mà không lưu vết sẽ khiến mọi cuộc đối soát về sau trở thành tranh cãi.

Tiêu chí chọn phần mềm HRMS cho tổ chức lớn

Với tổ chức vài nghìn nhân sự, tiêu chí chọn phần mềm HRMS khác hẳn doanh nghiệp nhỏ: giao diện đẹp không cứu được một kỳ lương sai. Bảy điểm nên đưa vào bảng đánh giá:

• Tham số theo ngày hiệu lực. Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn trực tiếp: tạo một mức giảm trừ mới có hiệu lực 1/1/2026, rồi tính lại một kỳ lương của tháng 8/2025 và chứng minh kết quả không đổi.
• Phân quyền theo phạm vi dữ liệu. Nhân sự vùng chỉ thấy dữ liệu vùng mình; lương ban lãnh đạo tách riêng. Phân quyền theo chức năng thôi là chưa đủ.
• Lưu vết đầy đủ. Ai sửa gì, khi nào, giá trị trước và sau, và nhật ký không sửa được. Đây là điều kiện để đối soát và để chứng minh khi có thanh tra.
• Tích hợp chấm công hai chiều. Dữ liệu chấm công vào thẳng bảng lương, kết quả duyệt lương trả ngược trạng thái cho hệ chấm công, không qua file trung gian.
• Xuất báo cáo bảo hiểm và thuế đúng định dạng. Báo cáo tăng giảm lao động, bảng kê khấu trừ thuế, hồ sơ điều chỉnh mức đóng phải xuất được theo mẫu, không phải làm lại thủ công mỗi tháng.
• Dữ liệu nhân sự là dữ liệu cá nhân. Hồ sơ nhân sự chứa số căn cước, thông tin gia đình, tài khoản ngân hàng, đôi khi cả dữ liệu sức khỏe. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/1/2026, đặt ra nghĩa vụ rõ ràng cho bên kiểm soát dữ liệu. Một hệ thống nhân sự đặt ngoài tầm kiểm soát của tổ chức làm cho nghĩa vụ đó khó chứng minh, như đã thấy qua sự cố lộ dữ liệu từ nhà cung cấp SaaS trong chuỗi cung ứng.
• Mô hình triển khai. Đặt hệ thống nhân sự trên hạ tầng của tổ chức hay trên đám mây của nhà cung cấp là quyết định về chủ quyền dữ liệu chứ không chỉ về chi phí. Chúng tôi đã so sánh hai hướng trong bài On-premise hay cloud khi phải tuân thủ dữ liệu.

Nếu định gộp nhân sự vào một nền tảng dùng chung với văn thư, ký số và phê duyệt, bài Số hóa văn phòng và eOffice là gì mô tả phạm vi thường thấy của một hệ như vậy.

Kết

Ba văn bản đã ban hành, mốc áp dụng đã rõ, phần còn lại là việc của phòng nhân sự và bộ phận vận hành. Điều đáng làm ngay không phải sửa hai con số, mà là kiểm tra xem hệ thống hiện tại có cho phép đổi tham số theo ngày hiệu lực hay không. Nếu không, mỗi lần luật thay đổi lại là một đợt sửa mã nguồn.

Module nhân sự của Tetra eOffice tính lương và bảo hiểm xã hội theo tham số pháp luật Việt Nam, mỗi tham số gắn khoảng hiệu lực riêng, chạy trên hạ tầng của tổ chức. Nếu cần rà soát cấu hình trước kỳ lương tháng 1, hãy đặt lịch tư vấn.

Bài viết mang tính tham khảo; tổ chức nên đối chiếu văn bản hiện hành trước khi áp dụng.